"תיאום ציפיות" - הכרחי!

הגיע היום המיוחל שבו בתנו נכנסת בעול תורה ומצוות . האולם הוזמן, ההזמנות נשלחו, ונערי הקייטרינג כבר התחילו בעריכה. הריחות מהמטבח מסתבכים באף ומזכירים לנו שלא אכלנו כלום היום...

לכאורה, הכול מושלם. אבל מניסיון של שנים, כדי שבאמת הכול יתחבר, צריך לעשות דבר אחד שאף אחד לא אוהב – "תיאום ציפיות". בואו נדבר על כל הדברים הקטנים שיכולים להרוס את השמחה, ונפתור אותם מראש (הפעם עם ארבע דוגמאות):

1. מסיבה בגינה – וה"הפתעות" מהרחוב :

בחרתם לעשות את האירוע בגינה הפרטית, כי למה רכשנו דירת גן אם לא לאירועים כאלה? יופי של סיבה! רק שכחנו לעדכן את הבניינים הצמודים שאנחנו עומדים לקלקל להם את ניסיונות ההרדמה של הקטנטנים.

אף אחד לא רוצה שהאירוע ייעצר בגלל דפיקה של פקח או שכן זועם. בשיחה קטנה מראש או בפתק "מתוק" אפשר למנוע תקלות. עדכון מוקדם מונע כאב ראש גדול.

2. סידור אולם – ועמדת ה-DJ שלא קיימת :

סדרנו את האולם טיפ טופ! יש מקום לסועדים בריווח, המעצבת הציבה את קשת העמודים, שטיחים תואמים, נוצות רכות בכדים... ואז, שנייה לפני צילום הסושיאל, מגיע איש ההגברה ושואל: "הי, איפה אני עומד?".

עמדת הדי-ג'יי צריכה להיות מרכז העניינים – הכי פרונט שיכול להיות! סגרתם עם מפיק, חברה טובה או בעל האולם את סידור השולחנות? וודאו קודם כל מול התקליטנית שאכן המקום שהשארתם נכון עבור עמדת הדי-ג'יי, וכי נשאר מספיק מקום לרחבת הריקודים.

3. אגרוייסע מציאה – והמדרגות של גן עדן (קומה מינוס 2) :

מצאנו אולם מושלם בבית כנסת במחיר מצחיק! נכון, הדרך לאולם לוקחת חצי שעה, כי יש מדרגות, וזה בקומה מינוס 2 ואין כמעט כניסה של אוויר. מה זה משנה?

אז לא - זה נורא משנה. תצטרכו להוסיף תוספת תשלום לאיש ההגברה, לקייטרינג ולצלם. המחיר הזול הופך להוצאה כפולה על גישה לא נוחה. שלא לדבר על קשישים ונכים שזקוקים לגישה קלה.

4. תשלום – ושנייה מביכה לפני ההגעה הביתה :

כמה פעמים יוצא לי לראות אירוע מושלם, ודווקא בסוף, כשכל האורחים הלכו, נדחק לו איזה מצב מביך ולא נעים עם התשלום לספקים.

סגרתם עם מפעילה, צלם/ת או קייטרינג? הכינו עבורם מעטפות לתשלום מראש. אם אתם מתכוונים לעשות העברה או לשלם בצ'ק – ודאו מראש שזה מקובל ומוכן.

שקט נפשי הוא חלק מהשירות

מקצועיות היא לראות את הפיל שבחדר. כתקליטנית (DJ) דתית, אני רואה את עצמי כחלק מצוות הניהול של האירוע, מוודאת שגם הפרטים האלה, שאינם קשורים למוזיקה, מטופלים.

מאחלת לכולנו אירועים שמחים מלאים באנרגיה טובה!